-2.5 C
Mažeikiai
2025 / 02 / 13

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

- Reklama -

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

- Reklama -

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

TOP naujienos

„Rimi“ keptuvės – pigiau: nepakenkite sveikatai, ruošdami maistą subraižytoje

Puodus ir keptuves naudojame kasdien, bet net įsigiję itin kokybiškus, turėtume atkreipti dėmesį, ar jie nors truputį nenusidėvėję. Sveikatai palankios mitybos konsultantė, gydytoja dietologė...

Pasiruošimas kitam šildymo sezonui: trys žingsniai, kuriuos būtina atlikti dar vasarą

Jei anksčiau prastai apšiltinto namo problemas galėdavome išspręsti storesnėmis kojinėmis, praėjusią žiemą prireikė ir gerokai storesnės piniginės. Panašu, jog nesusitvarkius opiausių apšiltinimo vietų, jos...

Horoskopai balandžio 11 dienai

AVINASNeatidėkite rytojui to, ką galite (ir turite) padaryti šiandien, nors pirmąją savaitės dieną tokia pagunda ir gali kilti. Pats laikas susitvarkyti reikalus taip, kad...

Laukia pokyčiai keliuose: 5 patarimai, kaip jiems paruošti savo automobilį

Dėl karantino Lietuvoje pastebimai sumažėjo eismo srautas – daugelis vairuotojų prie vairo sėda tik esant būtinybei. „Lietuvos draudimas“ primena, kad net ir retos kelionės...

Smulkios vairuotojų nuodėmės – didelė rizika kitiems eismo dalyviams

Į eismo įvykį patekę vairuotojai paprastai neprisipažįsta, kad kritiniu momentu buvo užimti kitais dalykais: naršė telefone ar skambino, valgė, žaidė su vaikais ar nesusitvarkė su automobilio salone nerimstančiu naminiu gyvūnu. Pasaulio sveikatos organizacija (PSO)...

„Iki Akademija“: čia prasideda įkvepiančios darbuotojų sėkmės istorijos

Šviežios mėsos maketai, atsiskaitymo kasos, tikroviškai atrodantys maisto prekių muliažai – visa tai išvysti galima moderniuose „Iki Akademijos“ mokymų centruose, įsikūrusiuose Vilniuje, Kaune ir Klaipėdoje. Būtent čia būsimi prekybos tinklo „Iki“ darbuotojai ruošiasi darbui...

PORTALO SKAITOMIAUSI

JUMS PARINKTOS NAUJIENOS