-0.4 C
Mažeikiai
2022 / 11 / 27

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Skaitomiausi

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

- Reklama -

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

- Reklama -

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img
spot_img

ORAI: Šiandien daug kur, daugiausia Vakarų Lietuvoje, krituliai, vyraus nedidelis sniegas

Šiandien daug kur, daugiausia Vakarų Lietuvoje, krituliai, vyraus nedidelis sniegas. Vietomis plikledis, rūkas, šerkšnas, galima silpna lijundra. Vėjas nepastovios krypties, 2–7 m/s. Aukščiausia temperatūra nuo 3 laipsnių šalčio iki 2 laipsnių šilumos. Lapkričio 28-os naktį...

Horoskopai lapkričio 27 dienai

AVINASJūsų finansai leidžia jums jaustis laisvam. Praleiskite savaitgalį smagiai ir nepamirškite senų draugų. Nuotykius juk mėgstate, o šiandien neteks jų toli ieškoti. JAUTISNedidelis flirtas gali labai paįvairinti jūsų savaitgalį. Tik būkite toks pat draugiškas ir...

Keturias dienas artimuosius bauginusiam ir prieš juos smurtavusiam recidyvistui skirta 14 metų laisvės atėmimo...

Klaipėdos apygardos teismas kaip pirmoji instancija išnagrinėjo baudžiamąją bylą dėl neteisėto laisvės atėmimo, sveikatos sutrikdymo, pasikėsinimo nužudyti šeimos narį ir pasipriešinimo policijos pareigūnui. Septynis kartus teistas, prieš dvejus metus iš laisvės atėmimo vietos išleistas 34...

Kaip galima apsisaugoti nuo būsto ir vartojimo paskolos nemokumo?

Tęsiantis neapibrėžtai situacijai, kai dėl didėjančio EURIBOR auga įvairių paskolų palūkanos, sparčiai kilo energijos ir įvairių produktų bei paslaugų kainos, ne vienam gyventojui kilo minčių – ką reikėtų daryti su paskolos įmokomis, jei netekčiau...

ORAI: Sniego danga padidės ypač rytiniuose rajonuose

Lapkričio 26-os dieną daugelyje rajonų krituliai, vyraus sniegas. Kai kur silpna lijundra, plikledis, rūkas, šlapio sniego apdraba. Vėjas nepastovios krypties, silpnas. Aukščiausia temperatūra nuo 2 laipsnių šalčio iki 2 laipsnio šilumos. Lapkričio 27 d. daug...

Kalėdinės dirbtuvės namuose: kaip pasigaminti advento kalendorių?

Iki Kalėdų likus lygiai mėnesiui – skubame joms ruoštis. Juolab kad po kelių dienų prasidės svarbiausias pasiruošimo šventėms etapas – adventas. O kad būtų lengviau skaičiuoti iki Kalėdų likusias dienas, galima pasigaminti advento kalendorių,...

Horoskopas lapkričio 26 dieną

AVINASJūsų finansai leidžia jums jaustis laisvam. Praleiskite savaitgalį smagiai ir nepamirškite senų draugų. Nuotykius juk mėgstate, o šiandien neteks jų toli ieškoti. JAUTISNedidelis flirtas gali labai paįvairinti jūsų savaitgalį. Tik būkite toks pat draugiškas ir...

Aplinkosaugos olimpiadoje sužibėjusi aštuntokė: „Mylėkime vietą, kurioje gyvename“

Su šūkiu „Energija be ribų!“ organizuotoje Nacionalinėje aplinkosaugos olimpiadoje 7 ir 8 klasių mokiniams pasižymėjusi aštuntokė Miglė Marija Gamezo kviečia Lietuvos gyventojus mylėti vietą, kurioje gyvename. Ji taip pat linki visiems rūpintis šalies gamta...

Interjero dizaineriu tapkite pats: patarimai, kaip įsirengti skoningą būstą

Interjero dizaineriai bet kokios būklės būstą geba paversti skoningu ir jaukiu, tačiau ne visiems tokia paslauga yra įkandama. Architektė, interjero dizaino studijos „Lapukas ir pieštukas“ bendraįkūrėja Martyna Kazlauskienė pataria, į ką reikėtų atkreipti dėmesį,...

Lukas Gricius sveikata rizikuoti nenori: prevencija nuo ŽPV gali sumažinti vėžio riziką

Visuomenėje vis dar vyrauja klaidinga nuomonė, kad žmogaus papilomos virusas (ŽPV) kelia grėsmę tik moterims, kadangi ši virusinė infekcija yra pagrindinė gimdos kaklelio vėžio atsiradimo priežastis. Tačiau besimptomis ŽPV nediskriminuoja asmenų pagal lytį ir...

Vyndarystės pradininkai Lietuvoje: lietuviškas vynas gali konkuruoti su užsienio

Manoma, kad jau nuo 14 amžiaus Lietuvoje kalavijuočiai augino vynuoges. Šiandien šia tradicija susidomi vis daugiau entuziastų. Vieni pirmųjų – Šakių rajone esančiame Zyplių dvare, šeimos amatą tęsianti ir vynuogyną puoselėjanti Ramaškevičių šeima. Čia...

Lempučių spindesys ir tamsa: kas slypi po stiklu ar plastiku?

Taupome elektrą, bet pajusti švenčių laukimo nuotaiką vis tiek norisi. Ir medikai pataria: jei nenorime pulti į depresiją, reikia daugiau šviesos. Kaip suderinti taupumą ir šviesos poreikį? Elektronikos atliekų tvarkymo organizavimu besirūpinantys specialistai primena,...

Seimui priėmus sprendimą dėl plonų plastikinių maišelių apmokestinimo, „Iki“ įvardijo siūlomas jų alternatyvas ir...

Prekybos tinklo „Iki“ duomenimis, pirkėjai per metus vidutiniškai sunaudoja apie 121 mln. lengvų plastikinių maišelių arba maždaug 330 tūkst. kasdien. Seimui priėmus sprendimą nuo kitų metų liepos apmokestinti plonuosius plastikinius maišelius, prekybos tinklas „Iki“...

Derinkite net su obuoliais: netradiciniai būdai, kaip į bulvių košę įnešti naujų spalvų

Bulvių košė – vienas mėgstamiausių garnyrų visame pasaulyje, todėl nenuostabu, kad ji dažnai puikuojasi tiek ant kasdienio, tiek šventinio stalo. Visgi, net ir ruošiant bene vieną tradiciškiausių garnyrų reikėtų žinoti kelis pagaminimo triukus. Nepagailėti...
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img